En pratique

L'affacturage s'adresse à toutes les entreprises, quels que soient leur secteur d'activité et leur taille. Le chiffre d'affaires des 30 000 entreprises factorées aujourd'hui se situe entre 150 000 et plusieurs centaines de millions d'euros. Elles sont issues de tous les secteurs d'activité et génèrent des créances certaines et exigibles.

Enfin, l'affacturage est au service des entreprises quel que soit leur marché, national ou international. Les entreprises exportatrices peuvent de la même manière que sur leurs clients français, obtenir le financement de leurs créances et bénéficier de tous les services du factor (garantie, relance, recouvrement).

Les Factors sont beaucoup plus réactifs que les banques et peuvent intervenir en moins de 15 jours : délai entre le 1er RDV et le déblocage du 1er financement.

Mais un délai aussi court implique :

  1. une transmission immédiate des éléments constitutifs du dossier du Factor ;
  2. des réponses claires et précises aux questions du Factor sur le bilan ou les processus de facturation.

Dès que le dossier est complet, le commercial du Factor peut passer en comité de crédit. Or selon les Factors, les comités se tiennent certains jours : le plus souvent le Lundi, avec en général pour les grands Factors, un 2nd comité dans la semaine. Dès que le comité a donné son accord, le contrat peut être édité pour signature dans un délai de 24/48h. Ensuite, nous vous conseillons fortement d’obtenir le contrat avant le RDV de signature pour vérifier qu’il correspond aux conditions annoncées lors de la négociation.

D’une manière générale et pour un contrat d’affacturage classique (full Factoring), un délai normal de 3 semaines est à prévoir :

  • 1 semaine pour rencontrer le Factor et fournir les documents ;
  • 1 semaine pour que le commercial « monte » le dossier, passe en comité de crédit et édite le contrat ;
  • 1 semaine pour que le Factor ouvre votre compte courant et les comptes de vos clients dans ses livres puis achète et finance votre 1ère remise de factures.

 

Attention : pour les contrats d’affacturage confidentiel ou notifié / non géré, il faut prévoir 1 semaine de plus car les Factors réalisent un audit au sein de l’entreprise pour valider qu’elle dispose de personnes dédiées et de procédures pour la gestion des comptes clients.

Le démarrage d’un contrat d’affacturage requiert quelques étapes incontournables :

  1. Qualifiez votre base clients : pour chacun des clients le Factor doit disposer d’un numéro de SIRET, d’une adresse exacte, d’un n° de téléphone ainsi que de l’encours, c’est à dire le montant total des sommes facturées non réglées que le Factor va financer.
  2. Demandez la garantie de vos clients : pour libérer le financement, vous devez obtenir du Factor une garantie sur vos clients. Cette garantie peut être délivrée directement par le Factor ou par une compagnie d’assurance-crédit (EULER SFAC, COFACE, ATRADIUS, etc.).
  3. Informez vos clients : le Factor vous fournit un exemple de courrier pour informer vos clients de l’obligation de régler désormais les factures chez le Factor ou sur un nouveau compte bancaire dédié à votre contrat d’affacturage.
  4. Inscrivez la mention de subrogation : en affacturage classique, toutes les factures cédées au Factor doivent comporter une mention qui indique au client que, pour être libératoire, le règlement de la facture doit se faire chez le Factor.
  5. Contrôlez vos justificatifs : les justificatifs sont les documents qui accompagnent la facture : le bon de commande, le contrat, le bon de livraison ou le PV de réception. Le Factor peut les exiger à tout moment, notamment si un client conteste une facture.
  6. Envoyez vos factures : à vos clients bien sûr, mais aussi en double à votre Factor.

 

Un contrat d’affacturage est conclu pour une durée indéterminée et prend effet à la date précisée aux conditions particulières. Cette date d’effet peut être différente de la date de révision des clauses contractuelles telles que le prix.

La résiliation du contrat est possible à tout moment par chacune des parties moyennant un préavis de trois mois. Le préavis est rarement respecté car souvent les sociétés arrêtent de confier leur chiffre d’affaires pendant cette période.

Attention :

Tous les contrats d’affacturage prévoient aux conditions particulières un minimum annuel de commission d’affacturage qui sera dû en cas de résiliation. Les Factors estiment en général ce minimum à 70/80% de la commission d’affacturage annuelle prévue (le % de commission d’affacturage X le chiffre d’affaires annuel prévu X 70%). Ce minimum est « calé » sur l’année civile ou sur la date anniversaire du contrat selon les Factors.

Certains Factors peuvent prévoir d’autres modifications pendant la période du préavis : augmentation du % de fonds de garantie, des conditions tarifaires, etc.

Conclusion, avant de résilier son contrat, il faut :

  1. vérifier dans les conditions particulières le montant de commission d’affacturage réellement payé et le comparer avec le minimum annuel en faisant attention à la date de prise en compte de ce minimum (1er janvier ou date anniversaire du contrat).
  2. vérifier dans les conditions générales, les différentes modifications éventuelles pendant la période du préavis.

Ensuite, on peut envoyer son courrier de résiliation par lettre recommandé avec AR.

Le prix d'un contrat d'affacturage se divise en 3 parties :

1. La commission d'affacturage

Elle rémunère les services de recouvrement, de gestion des comptes clients et de garantie contre les impayés. C'est un % appliqué au CA TTC confié au Factor.
Ce % se calcule avec les paramètres annuels suivants: CA TTC, nombre de factures, nombre d'avoirs, nombre de clients, type de clients (Grands comptes, PME, etc.) et zone géographique (CA domestique et/ou export).

2. La commission de financement ou taux d'intérêt

Elle rémunère l'avance de trésorerie. C'est un % appliqué au montant des factures financées. Ce % est soit pré-compté au moment du financement, soit post-compté chaque fin de mois.
Ce % se calcule avec les paramètres suivants : montant financé, délai de paiement, indice de référence (taux de base, Euribor, Eonia, etc.).

3. Les frais annexes

Selon les sociétés d'affacturage, des frais annexes sont appliqués : abonnement Internet, frais sur litiges, avoirs, minimum par facture, frais de dossier, frais d'audit, etc…
 

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