Affacturage

Gestion du poste clients dans l’affacturage

La gestion du poste clients est nécessaire pour éviter de mauvaises surprises et s’assurer de la bonne santé financière de l’entreprise. Venez en savoir plus

Gestion du poste clients

En 2020, avec la crise de la Covid-19, les délais de paiement entre entreprises se sont allongés de 8,6 jours (source : Baromètre du Risque Clients d’Euler Hermès). Mais cette tendance ne devrait pas s’arrêter. En 2021, 21,8% des entreprises envisagent un allongement des délais de paiement et 30% prévoient une hausse des impayés. Dans un tel contexte, une bonne gestion du poste clients apparait comme encore plus nécessaire pour éviter de mauvaises surprises.

Les retards de paiement peuvent ralentir le développement d’une entreprise et les impayés peuvent impacter sa solvabilité, voire sa pérennité. Ainsi, bien gérer le poste clients est un élément majeur de la bonne santé financière de l’entreprise.

Petit rappel des délais de paiement fixés par la loi, et notamment la LME de 2008.

Conditions de paiementDélai de paiement
Paiement comptantAucun. Le paiement est à effectuer le jour de livraison des marchandises ou de la prestation
Paiement à effectuer après réceptionAu moins 7 jours, incluant le temps d’acheminement de la créance
Absence de mention de délai dans le contrat30 jours maximum, après réception des marchandises ou réalisation du service
En cas de clauses particulières dans les CGV ou d’un accord entre les partiesJusqu’à 60 jours à compter de la date d’émission de la facture ou 45 jours, à condition d’être mentionné dans le contrat

Qu’est-ce que le poste clients ?

Le poste clients désigne un actif à court terme du bilan comptable (classe 41 : clients et comptes rattachés). C’est l’ensemble des factures détenues par l’entreprise envers ses clients. En d’autres termes, ceux sont toutes les créances commerciales émises en attente de paiement.

Qu’est-ce que la gestion du poste clients ?

La gestion du poste clients comprend ces 3 types de services :

  • La tenue des comptes : surveillance des comptes des clients et prévention en cas d’insolvabilité des débiteurs. Cela inclut le suivi des paiements et leur sécurisation, la gestion des délais de paiement et de l’encours client. La mise en place d’une assurance-crédit ou d’un programme de renseignement commercial sont des outils fréquemment utilisés.
  • La relance des impayés : peu de temps avant ou après la date d’échéance, les factures non payées font l’objet d’une procédure de relance détaillée : appel téléphonique, email, courrier.
  • Le recouvrement des créances : En cas de non-paiement de créances clients, le recouvrement peut se faire par deux voies : soit amiable, soit judiciaire. Le maintien d’une relation commerciale avec un client qui ne veut pas ou qui ne peut pas payer est une question à se poser. Il est alors possible de lancer un cash marathon afin de récupérer un maximum de paiement.

Comment et pourquoi externaliser ce service ?

La gestion du poste clients peut être conservée en interne ou confiée à un prestataire. Tout dépend de l’organisation de la société. Des partenaires extérieurs proposent un accompagnement poussé pour l’ensemble de ce service. En complément du financement du poste clients, les sociétés d’affacturage proposent elles aussi une gestion du poste clients.

La gestion du poste clients peut être une charge administrative lourde, notamment pour les petites et moyennes entreprises (TPE et PME). Elle représente une grande responsabilité étant donné le temps à y consacrer et l’impact d’une mauvaise organisation. De plus, elle nécessite des process et outils dédiés, notamment dans le cadre de la lutte contre les retards de paiement et les impayés.

Dans le cadre de l’affacturage, ce service peut être externalisé à la société d’affacturage. Ainsi, dans un contrat d’affacturage classique, la société d’affacturage assure la gestion du poste clients. En plus du gain de temps, l’amélioration du BFR permet à la société de se concentrer pleinement sur son développement, en France ou à l’International.

Il existe deux types de délégation :

  • Totale : la gestion du poste clients est entièrement confiée à la société d’affacturage qui effectue toutes les opérations : encaissement, lettrage, relance, recouvrement. Elle tient au courant l’entreprise du suivi facture par facture et client par client. Celle-ci reconstitue sa comptabilité sur la base des informations envoyées par le factor.
  • Partielle : le factor laisse la main à la société pour relancer et recouvrer les factures impayées. Certaines entreprises utilisent cette solution pour limiter l’ingérence d’un tiers dans la relation clients.

En externalisant une partie ou toute la gestion du poste clients, l’entreprise gagne du temps et se concentre sur son activité et sa croissance. De plus, elle dispose d’un prestataire avec des outils et des moyens pour la relance et le recouvrement. Enfin, en cas d’impayé, l’entreprise bénéficie d’actions de recouvrement adaptées et dans le respect de vos relations commerciales et souvent de la prise en charge du sinistre par une police d’assurance-crédit incluse.

Quels sont les avantages de la gestion du poste clients ?

  • Règlement plus rapide des factures : optimisation du taux d’encaissement et accélération des flux de trésorerie
  • Suivi des prévisions d’encaissements pour mieux maîtriser le Besoin en Fonds de Roulement (BFR)
  • Réduction et optimisation du DSO (Day Sales Outstanding)ou délai moyen de paiement en français
  • Anticipation possible et baisse des risques d’impayés grâce à l’assurance-crédit et à la relance automatisée
  • Détection d’éventuels litiges
  • Analyse de la balance âgée : étude de l’ancienneté des créances non réglées ou ayant dépassé le délai de paiement
  • Augmentation de l’indice d’efficacité du recouvrement, qui mesure la performance des actions de recouvrement effectuées
  • Diminution des frais financiers et des frais de recouvrement amiable ou judiciaire